Hvorfor vidensdeling?

Vidensdeling eller Knowledge Management er nogle af tidens store buzzwords – og det er der en rigtig god grund til.

Årsagen er helt enkelt, at både individer og organisationer kan spare tid og blive klogere og øge vores effektivitet. Vidensdeling internt i en organisation er den klart hurtigste og billigste måde, vi kan udvikle os på og skabe bedre og flere resultater.

I en organisation handler vidensdeling om at styrke forretningen ved at udnytte den viden og de ressourcer, der allerede er til stede bedst muligt.

Medarbejdere deler deres viden på tværs, fordi det er motiverende at hjælpe ens kollegaer, og fordi vi på den måde bedre kan spille hinanden gode i det daglige, så vi hver i sær lykkes i vores roller.

Charles Jennings 70:20:10 model siger, at 90% af al læring foregår internt i organisationerne under selve arbejdet eller i dialog med kolleger og ledere, og kun 10% via eksterne kurser (tilstedeværelse eller e-learning).

Hvad dækker ordet ‘vidensdeling’ over?

I organisationer dækker ordet “vidensdeling” over, at medarbejderne deler vigtige informationer, viden eller erfaringer med hinanden.

Det kan både være noget, der sker uformelt og spontant, og det kan være noget, der er en del af virksomhedsstrategien, er igangsat af ledelsen og er en tydelig, styret proces.

Vidensdeling kan inddeles i 2 typer

Den ene er den let tilgængelige viden, den såkaldt kodificerbare viden som eksempelvis er informationsviden. Det kan være rapporter, produktbeskrivelser, procedurer, regler, retningslinier osv.

Studier viser, at ofte består kun 10-20 % af virksomhedens samlede videnspulje af denne let tilgængelige viden.

Den anden er den tavse viden, der drejer sig om personens faglige viden, læring og erfaringer.

Denne viden er kun direkte tilgængelig gennem den enkelte medarbejder. Grunden til, at vi kalder det tavs viden, er at det ofte handler om den viden vi allerede har.

Det er ofte ting, vi ikke direkte har talt med andre om, men som viser sig at være betydningsfulde for vores måde at arbejde på eller for de faglige metoder, vi bruger. Det kan også være personlige erfaringer/refleksioner, vi har gjort os i forbindelse med fejl eller et særligt godt resultat. [vil du inspireres yderligere så læs ”Deep Smarts” af Dorothy Leonard]

Det viser sig for mange virksomheder, at helt op mod 80-90% af virksomhedens viden ligger i medarbejdernes tavse viden.

Så vidensdeling er langt mere end informationsdeling og ikke noget der kan klares ved envejskommunikation.

Lad os tage et par eksempler

Nr. 1, Eksperter:

Alle organisationer har disse profiler, typisk kendetegnede ved at det er ham eller hende, man kontakter, når man har brug for hjælp indenfor deres ekspertise.

Teorien siger, at en typisk ekspert bruger 30 % af arbejdstiden på at besvare de samme spørgsmål igen og igen. Det betyder at ved en gennemsnits løn pr. kr. 300 i timen, så bruger 1 ekspert, hvad der svarer til ca. 170.000 i løn kr. om året på at dele den samme viden. Antager vi så, at man har 10 eksperter… kr. 1.700.000 om året…. Regn gerne selv videre i forhold til din organisation.

Derudover er disse eksperter typisk de personer, vi mest frygter vil forlade virksomheden, så at sætte dem til at bruge 30 % af deres tid på det samme arbejde er sikkert ikke det mest motiverende. Forestil jer i stedet, at de brugte 30 % af deres tid på at udvikle jeres virksomhed indenfor dette område, eller måske brugte tiden på selv at udvikle sig yderligere til fordel for virksomheden.

Overvej, hvad gør I for at få størst effekt af jeres eksperter, og overvej også hvordan I fastholder dem?

Nr. 2, Be(d)st Pratice:

”Best practice” er typisk den standard vi som organisationer stræber efter, så vi sikrer os, at vores medarbejdere leverer den samme høje kvalitet hver gang.

Men det store spørgsmål er: Hvordan ser ”bedst” ud hos jer? Og hvordan udvikler I ”bedst” i hverdagen?

Bedst skal typisk defineres. Det er ikke en statisk definition, men nærmere en udviklingsproces, så spørgsmålet er måske mere, hvordan skaber vi en organisation, der konstant har fokus på f.eks. hvordan leder vi bedst, hvordan sælger vi bedst, hvordan kommunikerer vi bedst, osv.

Som privat personer har internettet, google, youtube mv. givet os en ekstern vidensbank, som vi ubegrænset søger i 24 timer i døgnet, 365 dage om året.

Nogle fremtidsforskere siger, at inden år 2020 kan vi forvente, at størstedelen (potentielt helt op til 90 %) af alt indhold på nettet er videoer, så spørgsmålet er nu, hvordan bruger vi nutidens teknologier/metoder (Youtube, LinkedIN, Facebook, Google, mv) som virksomhed?

Og hvordan bruger vi vores organisations viden effektiv, således at vi konstant er så effektive som muligt, så den ”bedste” viden er ”Just in Time” for alle vores medarbejdere? Hvordan lever vi ”Best practice” som organisation? Og hvad er konsekvensen, hvis vi ikke gør, men accepterer status quo?

Er jeres organisation gode til at leve ”Be(d)st practise”?

Artikel af Mads Willum Høj Jensen (C)

Hvad kan I selv gøre?

Kontakt os og få yderligere inspiration om, hvordan vidensdeling kan hjælpe din organisation med at nå jeres mål